Incassodiensten

Een factuur die (te) lang blijft openstaan en door u ter incasso bij ons wordt aangeboden.
U wilt vanzelfsprekend zo snel mogelijk betaling, immers ondanks al uw moeite betaalt uw klant (nog) niet.
Hoe doen wij dit voor u en waar wordt rekening mee gehouden, maar ook waar dient u zelf rekening mee te houden? 

Een van de belangrijke aspecten is dat, voor een openstaande vordering ter incasso uit handen wordt gegeven, u aan uw debiteur een laatste aanmaning dient te sturen, waarbij u aangeeft dat er binnen 14 dagen dient te worden betaald. Ook dient u aan te geven welk bedrag aan incassokosten daarmee zal zijn gemoeid.  Een 'Voorbeeld aanmaningsbrief' kunt u bij ons downloaden.
Wij behandelen uw incasso als volgt:

a) Oog voor het in stand houden van de relatie tussen opdrachtgever en haar klant

Vaak is er sprake van een lange(re) relatie tussen opdrachtgever en haar klant. Het is belangrijk, ondanks dat opdrachtgever geen andere mogelijkheid meer heeft om haar vordering betaald te krijgen en haar vordering ter incasso uit handen moet geven, dat de klantrelatie blijft bestaan. De kunst is om de goede balans tussen de belangen van partijen in het oog- en in stand te houden, waarbij uiteraard wel de nadruk op de betalingsverplichting van de klant ligt.

b) Op respectvolle, doortastende maar bovendien correcte wijze de klant van de opdrachtgever benaderen

De wijze van het benaderen van de klant dient doortastend en correct te zijn, waarbij het in stand van houden van de gangbare normen en waarden (respectvol) essentieel is. Indien de beeldvorming van het bedrijf dat de incasso verricht daarmee in overeenstemming is, wordt dit in zijn algemeenheid als positief ervaren en werkt dit ook als zodanig door naar de opdrachtgever.

c) Gebruik maken van de traditionele wijze van benaderen van de klant van de opdrachtgever door middel van schriftelijk aanmanen en telefonisch contact en daarnaast ook gebruik maken van nieuwe(re) communicatiemethodes zoals e-mail en sms.

Wij benaderen de klant van opdrachtgever  door in eerste instantie aan te manen via de mail, zo nodig gevolgd door een tweede aanmaning.
Blijft betaling dan nog uit dan volgt er een schriftelijke laatste aangetekende aanmaning. Hierbij hanteren wij strakke en korte termijnen. Ook nemen wij in het traject van incasso telefonisch contact op met de schuldenaar. Indien e-mail en/of mobiel telefoonnummer (sms) van schuldenaar bekend is, zal ook langs die weg/wegen de schuldenaar worden aangesproken. Onderzoek heeft uitgewezen dat met name de leeftijdscategorie tot 35 jaar gevoelig(er) is voor benadering via sms en e-mail dan via de traditionele manier. Een zaak kan in principe, indien dat nodig mocht zijn, binnen een tijdsbestek van maximaal drie weken aan de rechtsprekende instantie worden voorgelegd.

d) Het beperken van incasso- en administratiekosten, nu deze kosten in relatie tot de te verrichten werkzaamheden regelmatig als bovenmatig en disproportioneel kunnen worden beschouwd.

Het ophogen van een vordering met incasso- en/of administratiekosten leidt regelmatig tot een nog hogere betalingsnood. Immers een schuldenaar laat een nota over het algemeen onbetaald omdat hij (op dat moment) niet de financiële middelen heeft om te betalen. De ophoging met vaak te hoge incassokosten drukt de schuldenaar nog dieper in het moeras van financiële ellende.
Wij zijn van mening dat de incassokosten lager kunnen en dan ook meer in verhouding staan met de verrichte werkzaamheden voor de incasso. Lagere incassokosten zullen een schuldenaar sneller in staat stellen om te betalen. Hierdoor krijgt de opdrachtgever zijn vordering ook eerder betaald, met alle positieve gevolgen van dien.

e) Gebruik maken van speciale incassosoftware

Door gebruik te maken van speciale incassosoftware (iFlow) kan zowel de opdrachtgever als de debiteur via deze website inloggen op zijn / haar dossier.

De opdrachtgever heeft de mogelijkheid direct een vordering in te dienen, kan bestanden uploaden, dossiers monitoren, informatieverzoeken doen, een reactie plaatsen, betalingen doorgeven en managementrapportage raadplegen.
De debiteur kan zijn eigen dossier inzien, een reactie plaatsen, een eventueel verweer indienen, een betalingsbewijs uploaden.